Mặc dù có nhiều định dạng tệp phục vụ các mục đích khác nhau nhưng PDF vẫn tiếp tục là định dạng tệp tiêu chuẩn để in.
File PDF là tệp ưa thích của các nhà in vì nhiều lý do, bao gồm cả thực tế là chúng dễ chia sẻ, chúng có tất cả thông tin mà nhà in cần được nén bên trong, v.v.
Hãy cùng điểm qua 5 lý do và lợi ích của việc sử dụng tài liệu PDF, một số vấn đề phổ biến mà mọi người thường gặp phải khi làm việc với PDF và cách khắc phục những vấn đề đó.
Lợi ích của việc sử dụng tệp PDF
1. File PDF có định dạng tương thích
Chỉ vì bạn có phần mềm để mở file không có nghĩa là nhà in mà bạn gửi tệp đó tới cũng có phần mềm đó.
Định dạng PDF là định dạng tệp tiêu chuẩn được nhà in sử dụng vì chúng dễ chia sẻ trong khi vẫn duy trì tất cả các thuộc tính của chúng bất kể chương trình được sử dụng để xem hoặc gửi tài liệu. Việc xuất file của bạn dưới dạng PDF đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có thể xem file của bạn — cho dù đó là trong Adobe Acrobat Reader hay qua trình duyệt internet —và nó đảm bảo rằng tài liệu của bạn được định dạng chính xác để in bất kể bạn đã sử dụng chương trình nào để thiết kế chúng.
2. PDF có tính di động
PDF là viết tắt của Tệp Tài liệu Di động. Đó là cái tên hoàn hảo cho những tệp này vì chúng gói nhiều thông tin vào một tệp, giúp bạn dễ dàng và sẵn sàng di chuyển từ nơi này sang nơi khác mà không phải lo lắng về khả năng tương thích của phần mềm như đã đề cập ở trên.
Đúng như tên gọi của nó, PDF thúc đẩy tính di động của file của bạn. Tính di động đề cập đến khả năng của PDF bao gồm tất cả nội dung thiết kế trong một file, bao gồm hình ảnh hoặc liên kết nguồn cũng như giữ nguyên phông chữ và vị trí của chúng.
Các định dạng file khác dựa vào hệ thống tệp của máy tính mà chúng được tạo để kết hợp các thành phần thiết kế này lại với nhau. Ví dụ: nếu bạn gửi cho ai đó tệp Adobe InDesign INDB mà không đóng gói nó, mọi hình ảnh và phông chữ được liên kết sẽ bị mất nếu nhà in mà bạn gửi tệp đến không sở hữu các thành phần đó. Máy tính của bạn biết nơi lấy liên kết hình ảnh, phông chữ và thông tin khác nhưng máy tính của nhà in thì không, đó là lý do tại sao việc nén tất cả thông tin cần thiết vào tệp PDF để in là rất quan trọng.
3. File PDF có kích thước tốt nhất
Các định dạng file khác có xu hướng lớn và có thể gây ra sự cố khi chia sẻ chúng với nhà in của bạn, bao gồm các file gốc như định dạng INDB của Adobe InDesign hoặc PSD của Adobe Photoshop. Các file này được coi là file gốc vì chúng được tạo trong một chương trình cụ thể và chứa các tính năng hoặc lớp cụ thể chỉ có trong chương trình đó. Các file gốc này lớn hơn nhiều so với tệp PDF vì chúng chứa dữ liệu mà chỉ chương trình tạo ra chúng mới được sử dụng.
Ví dụ: file Photoshop PSD chứa dữ liệu cho mọi layer tạo nên hình ảnh. Các layer này được sử dụng trong Photoshop để giúp nhà thiết kế thao tác các nội dung và bộ lọc trong hình ảnh, mang lại cho họ khả năng di chuyển và thao tác một phần của hình ảnh mà không làm ảnh hưởng đến các phần khác. Một số file PSD có thể chứa hàng trăm layer và công cụ sửa đổi có thể tăng kích thước tệp với thông tin không cần thiết để in tệp.
Vì các file in cần được chuyển qua internet tới nhà in của bạn nên kích thước file càng nhỏ thì tốc độ gửi càng nhanh, đó là lúc các file PDF phát huy tác dụng.
Với file PDF, kích thước file nhỏ hơn nhiều và là phiên bản nén của file incủa bạn, giúp chia sẻ tuyệt vời mà không làm mất bất kỳ yếu tố thiết kế hoặc chất lượng nào.
Tệp PDF có thể chỉnh sửa được
Các nhà thiết kế và nhà xuất bản chuyển các tệp gốc giữa họ vì việc sử dụng các tệp gốc có thể mang lại lợi ích để các nhà thiết kế có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi đối với từng nội dung riêng lẻ trong thiết kế. Mức độ chỉnh sửa này là không cần thiết khi làm việc với máy in thương mại trừ khi bạn đang sử dụng chúng.dịch vụ thiết kế.
Mặt khác, các tệp PDF vẫn giữ nguyên trên mọi máy tính mà tệp được mở trên đó, điều này ngăn cản bất kỳ ai thực hiện các thay đổi không mong muốn. Tuy nhiên, đối với máy in, một số thành phần nhất định có thể được sửa đổi trong tệp PDF. Những sửa đổi này không làm thay đổi thiết kế tổng thể của dự án, thay vào đó, những điều chỉnh này có thể được thực hiện, nếu cần, để dự án được điều chỉnh tốt hơn để phù hợp với cài đặt báo chí. Những sửa đổi này có thể bao gồm thêm lề hoặc lề cho dự án của bạn hoặc chuyển đổi dự án của bạn sang CMYK từ một mô hình màu khác có thể đã được sử dụng để tạo thiết kế.
5. File PDF duy trì chất lượng
Chỉ vì file in của bạn trông rõ ràng và sắc nét trên màn hình không có nghĩa là nó sẽ được in ra cũng rõ đẹp như vậy. Ví dụ: đôi khi hình ảnh có thể nhìn đẹp trên màn hình của bạn nhưng chúng có thể bị mờ khi in bằng file in không chính xác hoặc độ phân giải thấp.
Khi thiết lập không gian file in của bạn và chèn hình ảnh, cần sử dụng cài đặt Dots Per Inch (DPI) ít nhất 300 để đảm bảo chất lượng và độ rõ nét.
File PDF để in được khuyến nghị vì tài liệu PDF có khả năng lưu giữ thiết kế chất lượng cao trong khi vẫn giảm kích thước tệp khiến nó trở thành định dạng lý tưởng để in.
Các sự cố PDF thường gặp và cách khắc phục
Mặc dù PDF là đáng tin cậy nhất và định dạng file được đề xuất để in, vẫn có một số vấn đề thường gặp mà các nhà thiết kế gặp phải khi chuẩn bị file để in. May mắn thay, chúng tôi đã tổng hợp các vấn đề thường gặp nhất và mẹo về cách khắc phục chúng:
1. Tràn lề (Bleed)
Thiết kế tràn lề hay còn gọi là Bleed là rất quan trọng trong in ấn. Đó là đường viền 1/8” mà bạn bao gồm và nó mở rộng trên tất cả các cạnh của tài liệu mà thiết kế của bạn cũng sẽ trải rộng. Nếu không được thiết kế tràn lề, một đường trắng mỏng có thể xuất hiện trên các cạnh của sản phẩm cuối cùng. Đảm bảo xuất file PDF có kèm theo lề khi chuẩn bị gửi tới máy in của bạn.
2. Kích thước PDF không chính xác
Luôn kiểm tra để đảm bảo kích thước PDF phù hợp với yêu cầu về kích thước của sản phẩm bạn đang muốn in cộng với phần tràn lề đi kèm. Ví dụ: nếu bạn đang in tờ rơi 8,5” x 11” thì kích thước tệp PDF của bạn phải là 8,75” x 11,25”.
3. Vấn đề về màu sắc
Máy in sử dụng mô hình màu CMYK và mặc dù máy in của bạn sẽ chuyển đổi bất kỳ tệp nào được gửi ở dạng RGB, cũng như thông báo cho bạn về sự thay đổi kèm theo bản in thử của bạn, màu sắc có thể thay đổi một chút. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đang thiết kế và xuất tệp PDF của mình bằng CMYK để đảm bảo màu sắc phù hợp với yêu cầu thiết kế của bạn và giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải chuyển đổi tệp nếu màu sắc không phù hợp với yêu cầu của bạn.
Lưu ý: Màu trên màn hình thường rất tươi sáng, nhưng in ra sẽ có chút đậm hoặc không sáng bằng do trên màn hình máy tính hay điện thoại của chúng ta có đèn sáng
4. Độ phân giải hình ảnh thấp
Nếu hình ảnh trong file của bạn có độ phân giải thấp, chúng có thể bị vỡ pixel hoặc mờ. Để tránh điều này, bạn nên sử dụng tất cả hình ảnh có độ phân giải ít nhất là 300dpi và không tăng tỷ lệ hình ảnh lên quá 20%.
5. Thiếu phông chữ
Việc thiếu phông chữ có thể khiến bạn không thể tìm ra và có thể dẫn đến toàn bộ thiết kế được in không chính xác. Hãy đảm bảo rằng tất cả các phông chữ của bạn đều được nhúng vào file của bạn và bạn cũng nên gửi cho nhà in tất cả các phông chữ được sử dụng trong dự án của mình.
Tại sao bạn nên luôn gửi file PDF tới máy in
Khi làm việc với nhà in thương mại, trong hầu hết các trường hợp, việc trao đổi file kỹ thuật số là bắt buộc. Các file bạn gửi tới nhà in là các file nguồn được sử dụng để tạo dự án in của bạn. Tệp PDF giúp máy in xử lý dễ dàng hơn mà không cần tốn thời gian và công sức để xuất tệp và cho phép khách hàng nhanh chóng tải tệp của họ lên.
File in PDF là định dạng tốt nhất để gửi vì nó có sự cân bằng hoàn hảo giữa kích thước, tính di động, khả năng chỉnh sửa, tính tương thích và chất lượng.